هوش تجاری (BI)
معمولا یک سیستم هوش تجاری شامل چهار مولفه انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیند تجاری و رابط کاربر یا داشبورد مدیریتی است. بنابراین داشبورد مدیریتی یا به اختصار داشبورد یکی از مولفه های هر سیستم هوش تجاری است،
داشبورد مدیریتی یک رابط کاربری است که نمایشی گرافیکی از وضعیت جاری و روندهای گذشته یک سازمان را نشان میدهد تا تصمیمات آنی و در یک چشم به هم زدن اتخاذ شود. این نمایش معمولا تک صفحهای است و به سادگی قابل خواندن است.
در دنیای فیزیکی داشبورد نام دیگری برای “گزارش پیشرفت” یا “گزارش” است. معمولا داشبورد در یک صفحه وب که به پایگاه داده متصل است نمایش داده میشود این پیکربندی امکان بروزرسانی پیوسته گزارش را فراهم میکند. برای مثال داشبورد یک کارخانه تولیدی، اعداد مربوط به تولید مانند تعداد قطعات تولید شده یا تعداد محصولات معیوب در هر ساعت را نشان میدهد. مشابه این مثال، داشبورد منابع انسانی یک سازمان اعداد مرتبط به استخدام، بازنشستگی و ترکیب آنها مانند تعداد موقعیتهای شغلی آزاد را روی نمودار نمایش میدهد.
امروزه ایجاد و پایش انواع داشبوردهای عملیاتی و کنترلی یکی از وظایف اصـلی سازمانهاست. از مـنظری دیگر وظیفه داشبوردها، کنترل اهداف و عملکردهای سازمانی است. با داشــبوردها میتوان رفـتارهای سـازمانی را سنجید و تغییرات آنها را کنترل نمود. فرابر با امکان ایجاد انواع داشـبوردهای مـدیریتی، ابزار جـامعی جهت معنا بخشی به دادهها و بصری شدن عملکردهای سازمان را فراهم میسازد.
با توجه به اینکه هیچگاه نمیتوان تصویری را که در ذهن مدیران سازمانها، ترسیم شده است، به سادگی تغییر داد. داشبوردهای مدیریتی بر اساس حقایق مبتنی بر دادهها، وظیفه تصویرسازی و تجسم وضعیت سازمانها را به عهده دارند. ازاینرو طراحی داشبوردهای مؤثر و غنیسازی شده از دادههای صحیح و بهموقع، یکی از مهمترین قسمتهای راهکارهای هوشمندی سازمان محسوب میشوند.
تحلیلگران مصورسازی داده ها، بالارفتن یکبارهٔ تولید دادهها در یک سازمان را میفهمند و راههایی برای مفید شدن این اطلاعت ارائه میدهند.
واقعیت این است که در بسیاری از سازمان ها، اطلاعات موجود در پایگاه دادهها یا مجموعه دادههای آنها، مبهم هستند. مغز انسان بعد از حدود ۱۰ مورد، سعی در مقایسه و روشن کردن اعداد میکند. صفحات گسترده (و نمودارها و ابزار مصور سازی که به آنها اضافه شده اند)، بسیار کمک کرده اند اما حتی با وجود آنها، یک حد بالایی وجود دارد که بعد از آن، اطلاعات زیاد و سختی برای فهمیدن وجود خواهد داشت.
در حال حاضر، نمودار مصور بزرگ، یک مانیتور است که در قسمتهای مختلف دفتر کاری تعبیه شده است و به صورت واقعی گرفتن، پردازش و گزارش دادههای در حال استفاده را مستقیماً نشان میدهد و گزارشهایی از عملکرد شرکت در اختیار همگان میگذارد. این سیستم پویاست و منطبق با زمان واقعی کار میکند و کاملا قابل ویرایش است که با یک فناوری مناسب، گزارش زیر سیستمهای مختلف مورد نظر شما را ارائه میدهد.
آنالیز داده ها:
وقتی از گراف ها و جداول برای بیرون آوردن پیام و یا موضوع خاصی که درون داده ها است استفاده می کنید شما در حال آنالیز کردن هستید .
گرفتن گزارش بر اساس اطلاعات گذشته یک سازمان بخشی از فرآیند هوش تجاری می باشد . انتخاب یک سیستم گزارش گیری با توجه به نیازهای کاربران باید در طراحی فرآیند هوش تجاری سازمان مورد توجه قرار گیرد . پس شاید یک کاربر و در حالت کلی یک سازمان نیاز به طراحی یک فرآیند هوش تجاری مناسب داشته باشد که قسمتی از آن فرآیند گزارش گیری تعریف شود و سیستم مناسب گزارش گیری آنجا جای گیرد و خدمات خود را به کاربر ارائه دهد تا او بتواند تصمیمات دقیق اطلاعات محور اخذ کند و یا اطلاعات کامل تری به مدیران ارشد خود گزارش دهد.
داده ها برای به سخن درآمدن باید از سطر ها و ستون های داده خام خارج شده و به فرمت مصور دربیایند . باید منابع فرآیند هوش تجاری سازمان خود را گردآوری کرده و آن را وارد فرآیند مصورسازی اطلاعات کنید . گزارشگیری مصور با رنگ ها ، خطوط روند ، کشیدن چارت ها ، نشان دادن سری های زمانی و حتی نقاط پرت به نظارت ، تصمیم گیری ، کاهش هزینه و انرژی، بررسی شاخص های عملکرد سازمان بسیار کمک می کند . نرم افزارهای مصورسازی اطلاعات و داشبوردهای مدیریتی که امکان تعامل با کاربر را دارند دارای کاربری بیشتری و در این زمینه ارزشمندتر می باشند .
مصورسازی اطلاعات پلی است که روی فضای خالی میان داده های شما و بهره وری و بهبود فرآیند و وضعیت سازمان شما قرار می گیرد . مصورسازی اطلاعات به سازمان یک انتخاب قابل دسترس و تحریک کننده برای آنالیز و سپس بهبود می بخشد .
این یک واقعیت است که تعداد کمی از افراد با اعداد خام ارتباط برقرار می کنند . بیشتر ما با نقشه ای که ما را از نقطه یک به نقطه دو میرساند ، عکس ، گراف های رنگی و گیج ها ارتباط بهتری برقرار می کنیم . اما تبدیل کردن اعداد به نمودارها ، گیج ها ، نقشه ،جداول و ساختن این پل، کاری زمان بر با ظرافت ها و دارای پیچیدگی های خاص خود است ، که هر اشتباه کوچکی در آن منجر به تصمیم های نادرست و فجایع سازمانی می شود .
داشبورد مدیریتی چیست؟
داشبورد معمولا از مجموعه ای از عناصر گرافیکی تشکیل شده است و قادر به پیوستن به منبع می باشد، یعنی اطلاعات را از بانک اطلاعاتی موجود در سازمان استخراج کرده و به صورت یکپارچه در یک صفحه، نمایش می دهد.داشبورد می تواند برای تمامی بخش های سازمان در نظر گرفته شود.
داشبوردهای مدیریتی تا حدودی شبیه داشبورد اتومبیل هستند که میزان کیلومتر طی شده، دمای آب رادیاتور، میزان بنزین باقی مانده، سرعت، وضعیت ایمنی و… را در یک پنل کوچک، جلوی چشم راننده ارائه می دهد، همچنین مدیران می توانند، میزان فروش در لحظه، میزان کار پرسنل، سود واقعی و هزینه های جاری و هر اطلاعات دیگری که در مورد شرکت خود نیاز دارند را در یک صفحه در قالب تصویر و نمودارهای مختلف مشاهده کنند.
چیزی که در بین داشبورد مدیریتی و داشبورد خودرو مشترک است این است که در هر دو شاخص های عملکردی کلیدی که برای کاربر حیاتی است را نمایش می دهند. سازماندهی و ارائه اطلاعات را به عهده دارند و باعث می شوند اطلاعات آسان خوانده و مشاهده شوند.
داشبورد هنگامی که درست طراحی شده باشد می تواند ابزاری قدرتمند و منحصر به فرد برای نظارت بر عملکرد سازمان در یک نگاه باشد. اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می سازد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد، دسترسی به اطلاعات کسب و کار را آسان می کند و اغلب بهترین راه برای به دست آوردن بینش به عملیات و عملکرد سازمان است. با استفاده از داشبورد، مدیران و مدیران ارشد سازمان ها می توانند به سادگی در یک محیط پویا و ساده، بر شاخص های عملکردی سازمان، بخش یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.
داشبوردها بر KPI ها و موارد خاص تمرکز می کنند و اطلاعات مورد نیاز ما را در قالب نمودار و اجزای گرافیکی در اختیارمان قرار می دهند، اما به این معنی نیست که در داشبورد جدول وجود ندارد. با داشبورد سریع و ساده به اطلاعات مورد نیازمان دسترسی پیدا می کنیم و با یک نگاه کلی می توانیم آنها را درک کنیم. هدف ما از استفاده داشبورد دیدن تصویری از اطلاعات جهت تصمیم گیری برای رسیدن به اهداف در کمترین زمان است، اما برای دیدن جزئیات بیشتر در مورد یک موضوع مورد نظر، باید به گزارش های سنتی رجوع کرد، گزارش های سنتی عمق اطلاعات را نشان داده و نیاز به توجه و دقت عمیق تری دارند و عموماً ترکیبی از اعداد و جداول هستند اما، وجود نمودار در این گزارش ها موضوع بعیدی نیست.
ردهبندی داشبوردهای مدیریتی
داشبوردها را میتوان از لحاظ نقش و کارکرد آنها به چهار دسته زیر تقسیم کرد:
- داشبورد استراتژیک یا راهبردی
- داشبورد تحلیلی
- داشبورد عملیاتی یا اطلاعاتی
- داشبوردهای استراتژیک: برای مقایسه وضعیت سازمان نسبت به اهداف، «جهت بازبینی کلی و سریع وضعیت کنونی سازمان»
- داشبوردهای تاکتیکی: برای کمک در تصمیمگیریها و تصمیم سازیها، «جهت بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی»
- داشبوردهای عملیاتی: برای پایش عملیات حیاتی سازمان، «جهت کنترل صحت انجام امور و پروژهها»
داشبوردهای استراتژیک پشتیبانی مدیران را در هر سطح سازمانی بر عهده دارند و دید کلی و سریع از صحت عملکرد فعالیتهای سازمان را به تصمیم گیرندگان ارائه میدهند. این نوع روی شاخصهای سطح بالایی از کارایی و پیش بینیها متمرکز هستند. داشبوردهای راهبردی از تصویر آنی ایستا (روزانه، هفتگی، ماهانه و فصلی) از دادهها که به صورت پیوسته و لحظه به لحظه تغییر نمیکنند، بهره میبرند. داشبوردهای تحلیلی معمولا دربردارنده محتوا، مقایسهها و سوابق بیشتر و همچنین شاخصهای عملکردی دقیقتری هستند. این دسته غالبا تعامل با دادهها را پشتیبانی میکنند، مثلا میتوان به جزییات دادههای زیرین دست یافت. داشبوردهای نظارت عملیات به صورت متفاوتی با نوع اول و دوم طراحی میشوند زیرا تعامل مستقیم با فعالیتها و رویدادها دارند، به صورت پیوسته و لحظه به لحظه تغییر میکنند و به پاسخ سریع و لحظهای نیاز دارند.
شاخص عملکرد کلیدی KPI:
فرآیندهای سازمان شامل فعالیت های عمده و کلان هستند. در صورتی که بدانید که چگونه مدیریت کردن این فرآیندها باعث کارا بودن و اثربخش بودن آنها می شود، آن زمان است که می توان با اطمینان گفت که جهت بقای سازمان در شرایط بحرانی امروز قدری امیدواری وجود دارد.
با تعریف شاخص های اندازه گیری عملکرد، مقدار و میزان اثربخشی و کارایی را می توان محاسبه نموده و با در اختیار داشتن داده های حقیقی از محاسبه این شاخص های کلیدی، امکان برنامه ریزی ، اجرا، بازبینی و اقدام اصلاحی به وجود می آید. تنها در این صورت است که برنامه های مدیریت عملکرد و بهبود ، پشتیبان مناسبی به لحاظ اطلاعات موثق پیدا کرده و و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد.
چرا شاخص کلیدی عملکرد را به کار می بریم؟
- شاخص کلیدی عملکرد به ما کمک می کند که بدانیم آیا ما در ماموریت مان موفق هستیم؟
- اگر موفق هستیم، چقدر موفقیت به دست آورده ایم؟
- آنها یک ابزار مدیریتی مهم برای پیگیری پیشرفت اهداف استراتژیک هستند.
- کارکردن با شاخص های کلیدی عملکرد، تفکر سیستمی را تشویق می کند.
- در اکثر سیستم ها ۸۵ درصد مشکلات می تواند معمولا مربوط به سیستم باشد و ۱۵ درصد ناشی از مسائل انفرادی. به همین دلیل تشخیص سطح عملکرد سیستم از طریق اندازه گیری شاخص ها می تواند منبع مناسبی برای شناسایی علل مشکلات باشد.
- شاخص های کلیدی عملکرد، رفتارها را به طرف دستیابی به چشم انداز، اهداف و اهداف کلان هدایت و اولویت بندی می کنند.
- شاخص کلیدی عملکرد می تواند جزء اساسی برنامه ریزی کلی و پایش سیستم باشد.
KPI اثربخش همسویی خیلی زیادی با اهداف راهبردی خواهد داشت. هنگامی که ما قصد کمک به یک سازمان را در انتخاب درست KPI داریم باید در گام اول یک چارچوب مشخص مدیریت عملکرد را در سازمان توسعه دهیم و بر اساس آن اولویتهای راهبردی سازمان را شناسایی نماییم. پس از توسعه این چارچوب مدیریت عملکرد و شناسایی دقیق اهداف، مدیران اجرایی سازمان میتوانند همسو با چارچوب، پرسشهای مهمی پیرامون موارد بحرانی کسبوکار خود مطرح نمایند و با اخذ جوابهای مناسبی برای هر یک از آنها، KPI مناسب را استقرار دهند و روش سنجش آنها را نیز مشخص نمایند. با این روش KPI دقیقا اهداف راهبردی سازمان را پوشش میدهد میدهد.
در مباحث مربوط به مدیریت راهبردی به این روش فورموله نمودن استراتژی میگویند. مشکلی که بسیاری از سازمانها با آن مواجه هستند، در این است که آنها وقت بسیار زیادی برای ایجاد برنامههای راهبردی صرف میکنند، ولی فرصتی برای فورموله کردن این برنامههای راهبردی به اهداف کمی قابل تحقق و محصولات ملموس نمیگذارند. با فورموله کردن دقیق برنامه راهبردی که عموما کلیات و اهداف کیفی کلان را شامل میشود، به اهداف و محصولات و پروژههای کوچک، قابل تحقق و قابل سنجش به راحتی میتوان KPI اثربخشی همسو با برنامه راهبردی کلان سازمان ایجاد نمود.
- هوشمندی در کسب و کار
هوشمندی در کسب و کار (Business Intelligence) عبارت است از مدیریت کسب و کار که شامل سیستم ها و تکنولوژی هایی است که به منظور گردآوری، دسترسی و تحلیل دادهها و اطلاعات درباره عملیات شرکت می باشد . سیستم هوشمندی در کسب و کار به مدیران کمک می کند تا دانش گستردهتری از عوامل مؤثر در عملیات شرکت مانند معیارهای اندازهگیری فروش، تولید و عملیات داخلی را در اختیار داشته باشند ، همچنین آنها می توانند به اتخاذ تصمیم های تجاری بهتر کمک نمایند. هوشمندی در کسب و کار را نباید با هوشمندی در رقابت که یک مفهوم مدیریتی مجزا می باشد، اشتباه کرد.
- استدلال برای کاربرد داشبوردهای مدیریتی
سیستم های کاربردی هوشمندی در کسب و کار و فن آوری ها سازمانها را قادر می سازند تا با آگاهی بیشتری تصمیم گیری نموده و مزیت رقابتی را برای شرکت ایجاد می نمایند. به عنوان مثال، یک شرکت با استفاده از سیستم های هوشمندی در کسب و کار و فن آوری ها اطلاعات و شاخص های محیط پیرامون را مقایسه نموده و همچنین آینده روند کارها را در زمینه فعالیت خودشان پیش بینی کنند. هوشمندی در کسب و کار برای افزایش دقت و کیفیت دادهها استفاده شدهاند، ومدیران را قادر می سازند تا موقعیت شرکت را در مقایسه با رقبایشان بهتر درک نمایند .
سیستم های کاربردی هوشمندی در کسب و کار و تکنولوژی ها به شرکت ها کمک می کنند تا روند تغییرات را در بازار سهام ، تغییرات در رفتار مشتریان و الگوهای مصرف ، اولویتهای مشتریان ، تواناییهای شرکت و نهایتا وضعیت شرکت را تجزیه و تحلیل کنند. همچنین این سیستم ها به تحلیلگران و مدیران برای تنظیم پاسخ به روند تغییرات نیز کمک می نماید .
سیستمهای هوشمندی در کسب و کار به شرکت ها کمک می کنند تا ثبات و پایداری بیشتری را ایجاد کنند و فرآیند تصمیم گیری مبتنی بر دادهها که نتایج بهتری دارد را جایگزین تصمیم گیری برمبنای حدس و گمان در فعالیت های تجاری نمایند. بعلاوه، سیستم های کاربردی هوشمندی در کسب و کار ارتباط بین واحد ها را افزایش داده، فعالیت ها را هماهنگ می کند و شرکت ها را برای پاسخ سریعتر به تغییرات تجهیز می نماید. هنگامیکه سیستم های هوشمندی در کسب و کار به طور مناسب و صحیحی طراحی و با فرآیند های شرکت منطبق شده باشند و از سوی دیگر اطلاعات آن برای تصمیم سازی قابلیت استفاده داشته باشد ، قادر خواهد بود تا عملکرد شرکت را بهبود دهد. دسترسی به اطلاعات صحیح و به موقع سرمایه ای مهم برای هر شرکتی محسوب می شود این موضوع سرعت تصمیمگیری ها را افزایش داده و رضایت مشتریان را به همراه خواهد داشت.
ارائه خدمات به مشتریان بعنوان یک موضوع رقابتی شرکت ها را ملزم به داشتن اطلاعات به روز و دقیق در مورد اولویتها و نیاز های مشتریان می کند تا بتواند به سرعت خودشان را با تغییر تقاضاها در بازار وفق دهند.
هوشمندی درکسب و کار شرکت ها را قادر می سازد تا اطلاعاتی در مورد روند فعالیت ها در بازار را جمعآوری کنند و تغییر در تولیدات یا خدمات مورد انتظار مشتریان را پیش بینی نمایند . همچنین این سیستم ها به مدیران کمک می کند تا از فعالیت های شرکت رقیب اطلاع کسب کرده و بهتر آگاه و مطلع شوند. بعلاوه ، آنها می توانند در به اشتراک گذاری اطلاعات استراتژیک انتخاب شده با شرکا کمک کنند. به طور مثال، برخی از شرکت ها از سیستمهای هوشمندی در کسب و کار برای به اشتراک گذاری اطلاعات با تامین کنندگان نیز استفاده میکنند. ( مانند، میزان موجودیها، معیارهای اندازهگیری عملکرد و اطلاعات زنجیره تامین).
این سیستمها می توانند به گونهای طراحی شوند که با ایجاد اطلاعاتی در مورد موقعیت روند اقتصاد، عوامل تعیین کننده بازار یا با اطلاعات کامل در مورد فعالیت های داخلی شرکت ، مدیران را آماده ترکنند.
مزیتهای استفاده از داشبوردهای مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی به مدیران امکان نظارت کردن بر چگونگی مشارکت واحدهای مختلف در سازمان را میدهند. برای سنجش این که یک سازمان در کل تا چه حدی خوب عمل میکند، داشبوردهای دیجیتالی دادههای خاص را از هر واحد سازمان گرفته و گزارش میدهند تا تصویری آنی از عملکرد سازمان را نمایش دهد.
مزایای استفاده از داشبوردهای سازمانی عبارتند از:
- نمایش تصویری از مقیاسهای عملکرد
- توانایی شناسایی و اصلاح روندهای منفی
- انداهگیری اثربخشی
- توانایی تولید گزارشهایی که روندهای جدید را نمایش میدهند
- توانایی اتخاذ تصمیمات آگاهانهتر بر اساس هوش تجاری
- همراستایی استراتژیها و اهداف سازمانی
- زمان کمتری برای تولید گزارش، نسبت به تولید چند گزارش نیاز دارد
- شناسایی سریع دادههای نامربوط/ پرت و همبستگیها
- بدست آوردن دیدی کلی از همه سیستم به صورت آنی